Παραστατικά και δελτία αποστολής

Σκοπός

Το δελτίο αποστολής (ή «παραστατικό» στην καθημερινή γλώσσα της εφαρμογής) είναι το έγγραφο που συγκεντρώνει μία συναλλαγή: ποιος πελάτης, ποια φυσικά τεμάχια (χαλιά), ποιες υπηρεσίες και ποσά, ημερομηνία παράδοσης, προκαταβολή κ.λπ.

Δημιουργία νέου δελτίου

1. Πελάτης — επιλογή από το πελατολόγιο (ή δημιουργία νέου πριν το δελτίο). Στο πεδίο επιλογής, η αναζήτηση λειτουργεί και με κινητό, σταθερό και διεύθυνση (εμφανίζονται στο κείμενο κάθε επιλογής).
2. Στοιχεία παραστατικού — αριθμός δελτίου (συχνά προτεινόμενος επόμενος αριθμός), ημερομηνία, τηλέφωνα επικοινωνίας.
3. Φύλαξη και Express
4. Με φύλαξη: ενεργοποιεί τη χρέωση φύλαξης στο δελτίο σύμφωνα με τον κατάλογό σας (μπορεί να προστίθεται αυτόματα γραμμή φύλαξης ανά είδος ή επιπέδου παραστατικού — όπως έχει ρυθμιστεί).
5. Χωρίς φύλαξη: μπορεί να εμφανίζεται επιλογή Express (γρήγορη διεκπεραίωση χωρίς αποθήκευση) — επιλέγετε αν ισχύει για αυτό το δελτίο.
6. Τιμολογείται: με το αντίστοιχο τικ σημειώνετε αν το παραστατικό θα τιμολογείται ή όχι (αποθηκεύεται στο σύστημα και φαίνεται στη λίστα δελτίων, στην προβολή δελτίου και δίπλα στα φυσικά είδη στον πελάτη).
7. Γραμμές ειδών — για κάθε φυσικό τεμάχιο: είδος· αν το είδος έχει κατηγορίες στον κατάλογο, επιλέγετε κατηγορία είδους και εμφανίζονται μόνο οι αντίστοιχες υπηρεσίες (και όσες είναι «για όλο το είδος» χωρίς υποκατηγορία, π.χ. Φύλαξη). Ποσότητα όπου χρειάζεται (π.χ. τ.μ. — προεπιλογή 0 μέχρι να συμπληρώσετε), υπηρεσίες με τιμές (στα πεδία εμφανίζονται ακαθάριστα € με ΦΠΑ· στον κατάλογο οι τιμές είναι καθαρές). Για χρέωση ανά τ.μ., αν στο δελτίο έχετε 0 τ.μ. αλλά αλλάξετε την τιμή στο πεδίο, το σύστημα αποθηκεύει τη μοναδιαία τιμή που βάλατε· όταν αργότερα καταχωρήσετε τα πραγματικά τ.μ. στην αποθήκη, το ποσό της γραμμής υπολογίζεται από αυτή. Μόλις φορτωθούν οι υπηρεσίες για τη γραμμή, η υπηρεσία Πλύσιμο προστίθεται αυτόματα (αν υπάρχει στον κατάλογό σας για την επιλεγμένη κατηγορία ή χωρίς υποκατηγορία)· μπορείτε να την αφαιρέσετε ή να προσθέσετε άλλες υπηρεσίες όπως πριν. Στα στοιχεία παραστατικού δηλώνετε το πρώτο barcode· δίπλα εμφανίζεται αυτόματα (μόνο ανάγνωση) το πλήρες εύρος barcode που θα αποθηκευτεί στο δελτίο· για κάθε είδος που προσθέτετε εκχωρείται διαδοχικό barcode (πρώτο, +1, +2, …) — δεν χρειάζεται barcode ανά γραμμή είδους. Στην οθόνη του δελτίου δεν εμφανίζεται ξεχωριστά αν μια υπηρεσία χρεώνεται σταθερά ή ανά τετραγωνικό — φαίνονται οι γραμμές και τα ποσά.
8. Υπηρεσίες επιπέδου παραστατικού (όπου υπάρχουν): επιπλέον χρεώσεις που αφορούν ολόκληρο το δελτίο, όχι ένα μόνο τεμάχιο.
9. Προκαταβολή — ποσό που έχει ήδη καταβάλει ο πελάτης. Μπορεί να είναι μεγαλύτερο από το σύνολο του δελτίου αν η επιχείρησή σας το επιτρέπει (π.χ. πίστωση για επόμενη επίσκεψη).
10. Αποθήκευση — το δελτίο καταχωρείται· μετά την επιτυχή αποθήκευση ανοίγει αυτόματα η λίστα δελτίων, όπου εμφανίζεται το νέο δελτίο (δεν μένετε στη φόρμα νέου δελτίου).

Λίστα δελτίων

• Φιλτράρισμα, αναζήτηση, ημερομηνίες, φάση παράδοσης (ετοιμασία / προς παράδοση / παραδόθηκε), φύλαξη (με / χωρίς) και Express (ναι / όχι), στήλη τιμολόγησης (εικονίδιο), κατάσταση δελτίου (ανοιχτό/κλειστό), συσχετισμένα έγγραφα κλπ. Η φάση παράδοσης προκύπτει από την ολόκληρη αλυσίδα συσχετισμένων παραστατικών (όχι μόνο από το αν το τρέχον δελτίο είναι ανοιχτό). Στη στήλη Φάση παράδοσης εμφανίζεται ετικέτα με το κείμενο της φάσης· στο tooltip (αναμονή ποντικιού) φαίνεται και ο αριθμός βήματος (1–3). Στο κάτω μέρος του πίνακα εμφανίζεται το συνολικό ποσό (€) για όσα δελτία φαίνονται με τα τρέχοντα φίλτρα· μπορείτε εξαγωγή σε Excel ή PDF με τα ίδια φιλτραρισμένα δεδομένα.
• Στη στήλη Συσχέτιση εμφανίζεται το είδος του συνδεδεμένου δελτίου (περιγραφή σειράς, π.χ. ΔΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ / ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ) μαζί με τον αριθμό — ώστε να ξεχωρίζετε εύκολα τι συνδέεται με τι.
• Στη λίστα εμφανίζεται μία γραμμή ανά ροή με επικεφαλίδα το δελτίο παραλαβής· στη στήλη Συσχέτιση φαίνονται τα υπόλοιπα συσχετιζόμενα δελτία της ίδιας αλυσίδας (με σύνδεσμο στην προβολή καθενός).
• Στη στήλη Πελάτης (καρτέλα συναλλασσόμενου) μπορείτε να κάνετε κλικ στο όνομα για να ανοίξει απευθείας η σελίδα επεξεργασίας πελάτη ή συνεργάτη — χωρίς να περάσετε από το δελτίο.
• Ανοίγετε ένα δελτίο για προβολή ή επεξεργασία (ανάλογα με τα δικαιώματά σας).

Κλείσιμο και χρέωση παραστατικού

Η ροή πλέον έχει 3 βήματα:

1. Δελτίο παραλαβής (αρχικό).
2. Με το κλείσιμο του αρχικού, δημιουργείται παραστατικό προς παράδοση.
3. Στο παραστατικό προς παράδοση (δελτίο παράδοσης) εμφανίζεται κουμπί Κλείσιμο → χρεωστικό, που κλείνει αυτό το παραστατικό και δημιουργεί το τελικό χρεωστικό (σειρά με codeid 1).

Κατά το κλείσιμο δελτίου παραλαβής (βήμα 1 → 2), αν δεν υπάρχει ήδη ραντεβού συνδεδεμένο με το δελτίο που κλείνετε, το σύστημα μπορεί να ρωτήσει (με επιβεβαίωση στην οθόνη, όχι απλό παράθυρο browser) αν θέλετε πρώτα να προγραμματίσετε ραντεβού παράδοσης· συμπληρώνετε την ίδια φόρμα όπως στο ημερολόγιο — το τρέχον δελτίο παραλαβής είναι ήδη επιλεγμένο στη σύνδεση παραστατικού (δεν χρειάζεται να το βρείτε στη λίστα)· αφού αποθηκεύσετε το ραντεβού κλείνει αυτόματα το δελτίο παραλαβής και δημιουργείται το παραστατικό προς παράδοση.

Από την πλευρική προβολή παραστατικού (π.χ. όταν ανοίγετε δελτίο από την καρτέλα πελάτη) εμφανίζονται οι ίδιες ενέργειες όπως στην πλήρη σελίδα: για δελτίο παραλαβής το Προς διακίνηση και για παραστατικό προς παράδοση το Κλείσιμο → χρεωστικό. Μετά επιτυχές Προς διακίνηση ή Κλείσιμο → χρεωστικό, ανοίγει αυτόματα το νέο σχετικό παραστατικό, ώστε να βλέπετε αμέσως το σωστό βήμα (και τα αντίστοιχα κουμπιά).

Μετά την ολοκλήρωση των βημάτων (και του κλεισίματος στο χρεωστικό), τα κλειστά παραστατικά θεωρούνται μόνο για προβολή: δεν μπορείτε να αλλάξετε στοιχεία μέσω της ροής αποθήκης ούτε να διαγράψετε το δελτίο.

Παραλαβές και παραδόσεις

Αν το μενού περιλαμβάνει Παραλαβές / Παραδόσεις, πρόκειται για ειδικές προβολές της ίδιας ροής δελτίων (φιλτραρισμένες ανά τύπο ροής εργασιών). Η ακριβής ονομασία εξαρτάται από την εγκατάσταση.

Συμβουλές

• Ελέγχετε προκαταβολή και σύνολο πριν την εκτύπωση ή την παράδοση στον πελάτη.
• Τα barcodes στο δελτίο συνδέονται με την αποθήκη — ώστε κάθε τεμάχιο να αναγνωρίζεται μοναδικά.