Μετάβαση στο περιεχόμενο

Ραντεβού

Σκοπός

Τα ραντεβού σας βοηθούν να οργανώσετε ποιος πάει πού και πότε: παραλαβές από πελάτες, επισκέψεις, συνδέσεις με δρομολόγια και οχήματα.

Τι βλέπετε στην οθόνη

  • Συνήθως ημερολόγιο (ημέρα / εβδομάδα / μήνας — ανάλογα με την υλοποίηση).
  • Κάθε ραντεβού συνδέεται με ημερομηνία, τύπο (π.χ. παραλαβή), και συχνά με πελάτη ή προσωρινά στοιχεία αν δεν έχετε ακόμα πλήρη καταχώριση.
  • Μπορείτε εξαγωγή σε Excel ή PDF: μία γραμμή ανά ραντεβού, χρονολογική σειρά, στοιχεία επικοινωνίας/διεύθυνσης, δρομολόγιο, όχημα, σημειώσεις και συνδεδεμένο παραστατικό — χωρίς στήλη κατάστασης ώστε να χωράει καλύτερα στο αρχείο. Η περίοδος εξαγωγής ταιριάζει με την προβολή: ημέρα = μόνο αυτή η ημέρα, εβδομάδα = η τρέχουσα εβδομάδα, μήνας = το πλέγμα 6 εβδομάδων που φορτώνει το ημερολόγιο. Αν αλλάξετε μήνα ή προβολή, εξάγετε ξανά για το νέο εύρος.

Δημιουργία ραντεβού

  1. Επιλέγετε ημερομηνία (και ώρα αν ζητείται).
  2. Συνδέετε πελάτη από το πελατολόγιο ή συμπληρώνετε προσωρινά στοιχεία (όνομα, τηλέφωνο, διεύθυνση) όταν ο πελάτης δεν είναι ακόμα καταχωρημένος. Στη λίστα συναλλασσόμενου, η αναζήτηση (πεδίο Select2) καλύπτει και τηλέφωνα και διεύθυνση όπως είναι καταχωρημένα στην καρτέλα. Το σταθερό στο ραντεβού είναι προαιρετικό· αν το συμπληρώσετε, ισχύει ο κανόνας 10 ψηφίων. Όταν το κινητό (ή το σταθερό, αν ταιριάζει) ανήκει ήδη σε καρτέλα, ο συναλλασσόμενος επιλέγεται αυτόματα, εμφανίζεται σχόλιο κάτω από τα τηλέφωνα και κρύβεται το πλαίσιο «Δημιουργία πελάτη». Αν αλλάξετε χειροκίνητα τον επιλεγμένο συναλλασσόμενο, επανεμφανίζεται το πλαίσιο. Αν έχετε επιλέξει άλλον πελάτη και βάλετε κινητό τρίτου, η αποθήκευση απορρίπτεται μέχρι να διορθώσετε την επιλογή (το κινητό είναι μοναδικό ανά εταιρεία).
  3. Συσχετίζετε δρομολόγιο και όχημα όταν η επιχείρηση δουλεύει με σταθερές διαδρομές.
  4. (Προαιρετικά) επιλέγετε οδηγό για την επίσκεψη. Κενή επιλογή = ραντεβού ανοιχτό για όλους τους οδηγούς (εμφανίζεται σε κάθε χρήστη που είναι μόνο οδηγός στο API/ημερολόγιο). Συγκεκριμένος οδηγός = εμφανίζεται σε αυτόν και στα ανοικτά· όσοι έχουν δικαίωμα διαχείρισης ραντεβού βλέπουν όλα. Με X-CARPET-TOKEN της εταιρείας συνδέεστε ως πρωτεύων χρήστης, όχι ως συγκεκριμένος οδηγός — εμφανίζονται όλα τα ραντεβού της εταιρείας.
  5. Αποθηκεύετε.

Από την καρτέλα πελάτη (προεπιλεγμένος συναλλασσόμενος)

Στην επεξεργασία συναλλασσόμενου, καρτέλα Ραντεβού, μπορείτε να ανοίξετε Νέο ραντεβού: ο τρέχων πελάτης είναι ήδη επιλεγμένος, το πεδίο συναλλασσόμενου είναι κλειδωμένο (δεν αλλάζει) και δεν εμφανίζεται η επιλογή «Δημιουργία πελάτη», ώστε το ραντεβού να παραμείνει δεσμευμένο σε αυτή την καρτέλα. Από το γενικό ημερολόγιο ή το μενού, το νέο ραντεβού ανοίγει χωρίς κλείδωμα (εκτός ειδικών ροών όπως το κλείσιμο δελτίου με ραντεβού παράδοσης, όπου ισχύει το ίδιο κλείδωμα συναλλασσόμενου).

Σύνδεση με παραστατικό (δελτίο)

Όταν συνδέετε ανοιχτό δελτίο με το ραντεβού, το κείμενο πάνω από τον σύνδεσμο προς το δελτίο συμφωνεί με τον τύπο ραντεβού και τον τύπο δελτίου: για ραντεβού παράδοσης, αν το συνδεδεμένο δελτίο είναι ακόμα το δελτίο παραλαβής (πριν εκδοθεί το δελτίο παράδοσης), εμφανίζεται η εξήγηση ότι δεν έχει κοπεί ακόμα παραστατικό παράδοσης — όχι η φράση «παραστατικό παράδοσης», που εμφανίζεται όταν το συνδεδεμένο δελτίο είναι πράγματι η σειρά παράδοσης.

Όταν κλείσετε το δελτίο παραλαβής (διαδικασία κλεισίματος που δημιουργεί το παραστατικό παράδοσης), τα ραντεβού παράδοσης που ήταν συνδεδεμένα με εκείνο το δελτίο ενημερώνονται αυτόματα ώστε να συνδέονται με το νέο παραστατικό παράδοσης — δεν χρειάζεται να τα αλλάξετε χειροκίνητα.

Νέος πελάτης από το ραντεβού

Αν από το ημερολόγιο ανοίξει η φόρμα νέου πελάτη, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες με το πελατολόγιο (κωδικός, ιδιώτης, ΑΦΜ κ.λπ.) — ώστε μετά το ραντεβού ο πελάτης να υπάρχει κανονικά για δελτία. Όταν δημιουργείτε πελάτη από το ίδιο το modal ραντεβού (ενότητα νέου πελάτη), το «Είναι ιδιώτης» είναι επίσης προεπιλεγμένο όπως στο πελατολόγιο.

Υπενθυμίσεις SMS

Αν στο μενού υπάρχει Reminder SMS, χρησιμοποιείται για αυτόματες ή μαζικές υπενθυμίσεις — ανάλογα με τη ρύθμιση της εγκατάστασής σας και τη συγκατάθεση του πελάτη.

Συμβουλές

  • Αναδιάταξη ραντεβού (drag & drop ή ειδική ενέργεια) μπορεί να υπάρχει για αλλαγή σειράς μέσα στην ίδια μέρα — χρησιμοποιήστε την όταν αλλάζουν τα δρομολόγια την τελευταία στιγμή.